• Print

Evaluatie Zorgdomein

08-06-2010 

Werken met Zorgdomein was voor alle partijen best even wennen. ‘Kost het niet meer tijd? Waarom veranderen als het faxen zo goed gaat?’ Op 19 april hebben we het werken met Zorgdomein geëvalueerd. 5 huisartsen, 5 specialisten en 3 polikliniekmedewerkers hebben gesproken over het werken met Zorgdomein, met als input de resultaten van enquêtes onder huisartsen, specialisten en medewerkers poliklinieken. Het algemene geluid was positief! Maar verbeterpunten zijn er zeker ook. Hieronder een samenvatting.

Statistieken

Sinds de start in november 2009 is er een stijgende lijn te zien in het aantal verwijzingen en het aantal huisartsen dat werkt met Zorgdomein.

Evaluatiepunten van de huisartsen

• Huisartsen werken met Zorgdomein om verschillende redenen: als liefhebber van ICT, het is een gemakkelijke werkwijze, het verminderd de papieren administratie of omdat het nu eenmaal de afspraak is met het ziekenhuis.
• Het lukt het merendeel van de huisartsen om de verwijsbrief binnen 24 uur af te ronden en te verzenden.
• 0-20% van de verwijzingen gaat bij de Zorgdomein gebruikende huisartsen nog via de fax. Dit omdat het een oude bekende werkwijze is of om nog wat bijlagen door te geven.
• Het merendeel van de huisartsen geeft aan vertrouwen te hebben in de door Alysis weergegeven toegangstijden. Van 2 of 3 specialismen wordt aangegeven dat de toegangstijden in werkelijkheid toch wat langer of juist korter blijken.
• Een aantal HIS-sen (huisartsen info systeem) neemt de gegevens over uit het HIS van maximaal 120 dagen. Het is wenselijk om deze periode te kunnen verlengen. Ook is het niet mogelijk om bijlagen, lab gegevens of oude foto’s via Zorgdomein mee te sturen.
• Het is lastig voor huisartsen om patiënten voor te lichten over hoe een afspraak te maken met het ziekenhuis. Dit omdat er binnen Alysis meerdere manieren bestaan en per polikliniek kunnen verschillen. Meer uniformiteit in deze werkwijze is gewenst.
• In niet alle patiëntenbrieven wordt een telefoonnummer vermeld, dit zorgt voor verwarring.
• Het werken met Zorgdomein wordt na enige tijd gemakkelijk.
• Het is wenselijk dat het ziekenhuis de naam/adres/woonplaats gegevens van de patiënt overneemt die door de huisarts zijn doorgegeven, anders ontvangt de patiënt bijvoorbeeld een brief op een oud adres.
• Er zijn huisartsen die aangeven dat het gemakkelijk zou zijn als ook diagnostiek via Zorgdomein kan worden aangevraagd.

Evaluatiepunten van de specialisten

• Het merendeel van de specialisten geeft aan een verbetering of geen verschil te zien in de kwaliteit van de verwijsbrieven. Informatie wordt gemist over voorgeschiedenis, medicatie en labuitslagen.
• De weergave van de verwijsbrieven in EZIS (ziekenhuis info systeem) is zichtbaar in platte tekst en niet altijd gemakkelijk leesbaar. Bijvoorbeeld de vermelding van de verkorte toegangstijd springt er onvoldoende uit.
• Het is wenselijk om over te gaan op één verwijsmethode, aangezien het bijhouden van zowel EZIS als de fax ook fouten in de hand kan werken.
• Het voordeel van Zorgdomein is dat de verwijzing niet meer kwijt raakt, aangezien deze meteen in het EZIS staat.
• Ook het merendeel van de specialisten geeft aan binnen 24 uur de triage van de verwijzingen te kunnen verwerken.
• Voor de poliklinieken is het lastig dat patiënten eerder dan 3 dagen bellen voor een afspraak. Het is wenselijk dat patiënten de verwijsbrief van Zorgdomein goed lezen om te weten hoe ze een afspraak kunnen maken.
• Ten aanzien van het selecteren van de juiste verwijzingen per specialisme binnen EZIS zijn teveel stappen nodig voor een specialist om de juiste informatie te vinden. Daarnaast worden nog andere EZIS gerelateerde zaken gemeld.
• De huisarts wordt niet altijd op de hoogte gebracht van het feit dat een verkorte toegangstijd niet kan worden gehonoreerd. Voor spoedgevallen is het wenselijk dat de huisarts patiënten telefonisch aanmelden.

Evaluatiepunten van de Poliklinieken

• Triage wordt wisselend verricht door spreekuurassistentes of specialisten
• Bijna 100% van de verwijzingen kan binnen 24 uur getrieerd worden. 75% van de afspraken kan binnen 2 werkdagen gemaakt worden, bij 25% van de afspraken lukt dit niet binnen deze termijn.
• Dagelijks wordt door patiënten naar de poliklinieken gebeld omdat ze de brief niet goed gelezen hebben voor het maken van een afspraak.
• Als een verwijsbrief van een huisarts na een week niet is binnengekomen, neemt 50% van de poliklinieken wel en 50% geen contact op met de huisartsenpraktijk.
• Verwijzingen zijn gemakkelijk te traceren nu ze via Zorgdomein binnenkomen. En de ‘fax’ raakt niet meer kwijt.
• Sommige specialismen geven aan specifieke informatie over hun specialisme te missen in de verwijsbrief.
• Er komen regelmatig dubbele verwijzingen binnen (1 met verwijsbrief en 1 zonder of verwijzing via zorgdomein en verwijsbrief via fax). Het is mogelijk om eerst de verwijzing te sturen en daarna de verwijsbrief, hiervoor is het niet nodig om ook weer een verwijzing te maken.

Actiepunten na de evaluatie:

• Alysis kijkt in hoeverre er meer uniformiteit kan komen in de werkwijze rond het maken van afspraken voor patiënten.
• Alysis controleert de patiëntenbrieven op inhoud en vermelding van telefoonnummers en andere informatie.
• Alysis brengt bij de poliklinieken onder de aandacht dat de NAW gegevens van patiënten overgenomen moeten worden van de aangeleverde gegevens van de huisartsenpraktijk.
• Alysis en huisartsen gaan nadere afspraken maken over de communicatie naar patiënten toe over het maken van afspraken.
• Alysis en huisartsen zullen nadere afspraken moeten maken over hoe om te gaan met het aanvragen en honoreren van verkorte toegangstijden
• In het najaar wordt het voor huisartsen ook mogelijk om laboratoriumaanvragen via Zorgdomein te doen.
• Er wordt een start gemaakt met het uitbreiden van het doelgroepenoverzicht, zodat huisartsen een beter zicht krijgen op het aanbod vanuit Alysis.
• Huisartsen die nog niet met Zorgdomein werken worden persoonlijk uitgenodigd en benaderd om ook digitaal te gaan verwijzen.

In de projectgroep Zorgdomein worden nadere afspraken gemaakt over de uitwerking van bovenstaande actiepunten. In deze projectgroep neemt vanuit de huisartsen Carlo Knuppe deel en vanuit de specialisten is dat Jan Verhage (kinderarts).
Op deze manier maken we het werken met Zorgdomein steeds gemakkelijker voor u.

Heeft u nog vragen of opmerkingen? Dan kunt u contact opnemen met de Unit Eerste tweedelijn, Renee Scheedler (rscheedler@alysis.nl of 06-83217776).